Teilnehmer

Die Teilnehmer melden sich zu jeder Veranstaltung über das Registrierungsformular an.

Als Teilnehmer wird jede Person Bezeichnet, die sich ein- oder mehrmals im System für eine Veranstaltung registriert (hat). Eine mehrmalige Anmeldung zu verschiedenen Anmeldung bedeutet, dass eine Person (anhand deren E-Mail Adresse identifiziert) sich für mehrere Veranstaltungen anmelden kann, ohne dabei seine Daten mehrmals einzugeben. Dies setzt natürlich voraus, dass jede(r) über eine eigene E-Mail Adresse verfügt.

Ablauf

Nach dem öffnen des Registrierungsformulars gibt der Teilnehmer zuerst seine E-Mail Adresse ein.

Das System erkennt nun automatisch ob der User bereits im System eingetragen wurde.

Wurde der User bereits im System gefunden, wird das Formular mit den Persönlichen Daten im Hintergrund ausgefüllt, und der User kann nun nur noch die Formulardaten für die Veranstaltung selbst ausfüllen.

Vor dem Absenden des Formular muss möglicherweise noch ein Captcha ausgefüllt werden um sicherzustellen dass es sich bei der Registrierung nicht um einen sogenannten Bot [1] handelt.

Bereits Teilnehmer der Veranstaltung

Mit der selben Prüfung wird über die E-Mail Adresse festgestellt, ob der User bereits für die Veranstaltung angemeldet wurde. Ist dies der Fall, kann die Anmeldebestätigung erneut versandt werden.

Abschluss der Registrierung

Nach Abschluss des Formular der Registrierung hält der User auf die angegebene E-Mail-Adresse ein Bestätigungsmail mit Link zu den vorhandenen Daten und der Anmeldungebestätigung, die Ausgedruckt werden kann.

Teilnehmerverwaltung

System-User mit Berechtigungen zum Bearbeiten der Teilnehmer, können auch im internen Bereich Teilnehmer hinzugefügt werden (nicht nur über das Veranstaltungsformular). Dies wird z.B. verwendet, wenn die Teilnahme schon geschlossen wurde, oder aufgrund der Eingegebenen maximalen Teilnehmerzahl das Veranstaltungsformular nicht mehr erreichbar ist.

Des Weiteren können in diesem Bereich die Teilnehmer als “bezahlt” markiert werden, sobald sie ihre Teilnahmegebühr entrichtet haben.

Kontakt-Rechte

Auflistung von allen Teilnehmern für die Veranstaltung

Beachten Sie das rote x im oben gezeigten Screenshot (in der Spalte ganz rechts). Der zweite Teilnehmer hat schon mehrere Veranstaltungsteilnahmen und kann deshalb nicht gelöscht werden, da damit die Teilnahmen auch aus den anderen Veranstaltungen gelöscht würde.

Mit einem klick auf das Listen Icon (das sich an der Stelle des x befindet) werden alle Veranstaltunsteilnahmen des Teilnehmers aufgelistet. Hier können dann einzelne Teilnahmen entfernt werden.

Kontakt-Verknüpfung

Ein Teilnehmer ist ein separater Datensatz in der Veranstaltungsverwaltung. Jeder Teilnehmer kann aber mit wenigen klicks in die Kontakte übertragen werden oder mit einem bestehenden Kontakt verknüpft werden.

Öffnen Sie dazu den Teilnehmer (mit klick auf den Namen oder den “Lupen”-Icon). Im unteren Bereich der Seite befindet sich die Liste mit den “ähnlichen Kontakten” aus dem Adressbuch.

Ähnliche Kontakte

Auf der rechten Seite befinden sich zwei Icons, die ansonsten im System so nicht verwendet werden:

  • Kontakte Vergleichen verknüpft den Teilnehmer direkt mit dem Kontakt (Achtung: Es kann nur ein Kontakt verknüpft werden)
  • Kontakte Vergleichen zeigt einen direkten Datenvergleich des Teilnehmers mit dem Kontakt (inkl. allen Kontaktinformationen) und des bietet zusätzlich zum Vernüpfen noch die Möglichkeit, den Teilnehmer als neuen Kontakt (Person) anzulegen.
[1]Bots sind z.B: Webcrawler von Suchmaschinen. In diesem Falle sind “bösartige” Bots gemeint, die unerlaubt Web-Formulare ausfüllen, damit versuchen Schaden anzurichten und die Datebank-Inhalte “zumüllen” (siehe: https://de.wikipedia.org/wiki/Bot),