Rechnung erfassen¶

Eingangs (ER)- und Ausgangsrechnungen(AR) können in einem ähnlichen Formular erfasst werden.

Beachten Sie dabei folgendes:

• Projekt: Um die Positionen einem Arbeitspaket und die Rechnung selbst zur Auswertung hinzufügen zu können.

• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sind mit der Adressedatenbank verknüpft. Die Adress-daten werden zur Rechnung gespeichert, die auch dort verändert werden können. Dies verhindert die nachträgliche Datenänderung der Rechnungs-Daten in der Datenbank, sollte sich die Adresse in den Kontakten verändern.

  Wichtig: Rechnungsempfänger (AR) und Rechnungssteller (ER) müssen in den Projektdaten als Projektpartner gesetzt sein. Somit wird verhindert, dass Fehlerhafte Einträge mit Unerlaubten Emfpängern oder Rechnungsstellern gespeichert werden.

• Rechnungsdatei (zum hochladen) muss vom Typ PDF, PNG oder JPEG sein, wobei nur PDF-Dokumente über die Stapelverarbeitung zusammengefügt werden können

• Zahldatum: Das Datum der Überweisung/Abgang vom Konto (darf leer sein).

• Rechnungsstatus: meist Geplant, oder Bezahlt; Wurde die Rechnung mit einem anderen Zahlungsmittel (z.B. Kreditkarte oder Abbucher atomatisch; oder Kassa) abgebucht, und es ist keine weitere Aktion erforderlich, so kann das Zahldatum auch ausgefüllt werden.

• Rechnungspositionen können ohne Beschränkung auf die Menge hinzugefügt werden. Um die Daten zu Speichern muss ein Arbeitspaket & eine Kostenstelle ausgewählt werden.

  Der letzte Kontrollhaken in der Positionszeile markiert die Position als förderfähig. Dies ist notwendig, damit die Kosten später im Abrechnungsblatt für die Förderstelle vorausgefüllt aufgelistet werden können.

• Die Summen der Rechnungsdaten müssen übereinstimmen, damit die Rechnung gespeichert werden kann. Jede Rechnungsposition enthält ein Feld zur Eintragung des Nettobetrages und des Steuersatzes (kann als %-Wert (20%), 0.x-Wert (0.2) oder als Ganzzahliger Wert (20)eingetragen werden). Die ausgerechnette Brutto-Gesamtsumme aller Positionen muss mit dem Betrag im Feld Bruttobetrag übereinstimmen.

Kostenübersicht¶

In der Kostenübersicht (ausklappbar über den Button Kostenübersicht, rechts unter dem Suchformular) stehen sich die Kosten der Eingangs- und Ausgangsrechnungen gegenüber.

Die berechneten Kosten bezieht sich dabei in beiden Ergebnisspalten auf die Rechnungen für die auch der angewendete Filter zutrifft:

• Datumsbereicht
• Projekt, wenn ausgewählt
• Rechnungsstatus, wenn ausgewählt
• Rechnungssteller (ER) /Rechnungsempfänger (AR)
• Suchtext im Rechnungstext

Stapelverarbeitung¶

In der Auflistung der Rechnungen haben Sie die möglichkeit, mehrere Rechnungen zusammen zu verarbeiten. Markieren Sie dazu die Rechnungen mit dem Kontrollhaken, scrollen ganz nach unten und wählen Sie die Aktion aus.

Der Export als Excel fügt die Rechnungs-Daten aller ausgewählten Einträge in ein Excel-File, der PDF-Export fügt alle hochgeladenen Dateien der Rechnung als PDF zusammen.